Как оформить удаленную работу

Главным условием для перевода на удаленную работу является согласие сотрудника. Если работодатель решит сделать это в связи с изменением условий труда, то сделать он может это выполнив следующие обязательства:

1. Работодатель при переводе на удаленную работу сотрудника должен предупредить его об этом не менее чем за 2 месяца.
2. Предоставить веские причины с их обоснованием.
3. Получить от сотрудника заявление о переводе
4. Оформить приказ о переводе и дополнительное соглашение к трудовому договору.
5. Если есть какие-то специфические условия работы, их можно указать в дополнительном соглашении.
6. При отсутствии согласованного графика, сотрудники на удаленном доступе сами определяют свой рабочий день.
7. В случае обязательного перевода сотрудника на удаленную работу из дома, работодатель обязан предоставить все необходимые ресурсы, если они отсутствуют.
8. Сохранить уровень оплаты.

Работодатель так же вправе отказать сотрудникам в переводе на удаленный доступ.

Как оформить документы на удаленную работу

Документы для оформления сотрудника на удаленный доступ из дома такие же, как при оформлении на работу в офисе. Единственное отличие, это не обязательно заносить отметку в трудовую книжку, а достаточно электронной подписи.

Список документов от сотрудника для оформления:

• Паспорт
• Страховое свидетельство
• Документы об образовании

Со стороны работодателя

• Должностная инструкция
• Инструкция по охране труда и безопасности
• Трудовой договор
• Приказ о приеме на работу

Документы можно подписать и передать дистанционно. Например, через Почту России или курьера. Получив документы, работник ставит свою подпись и возвращает обратно таким же способом.

Подписать документы можно так же дистанционно с помощью электронной подписи — ЭП. Об оформлении электронной подписи надо позаботиться заранее. Срок получени ЭП может занять не одну неделю. Стоимость услуги в среднем 3000 рублей. Кто оплачивает электронную подпись четкого указания в трудовом договоре нет. Как правило эти расходы несет работодатель.

Надо учитывать, что электронная подпись не отменяет подпись на
бумажном договоре и других документах. Работодатель обязан в течение трех дней после подписания отправить оригинал договора заказным письмом.

Оформление трудового договора удаленной работы

Трудовой договор с дистанционным сотрудником должен обязательно содержать информацию о том, что работа выполняется удаленно.

А так же:

• Адрес сотрудника, по которому он будет работать.
• Формат отчета о выполненной работе.
• Социальные гарантии для удаленного сотрудника.
• Перечень предоставляемых расходов, либо компенсации. Например, оплата мобильной связи, интернета и других.

Как оформить трудовые отношения на удаленной работе

Для дистанционного сотрудника оформить трудовые отношения можно по двум типа трудового договора:

1. Трудовой договор в соответствии с ТК РФ.
2. Гражданско-правовой договор на выполнения работ.

Трудовой договор по статье 49.1 ТЗ обычно заключается, если речь идет о долговременном  сотрудничестве.

Сотрудники по договору о дистанционной работе имеют право на все льготы: отпуск, оплату больничного листа, декретный отпуск.

Гражданско-правовой договор на выполнение задания или услуг удобнее заключать для одноразовой краткосрочной работы. Оплата производится на основании акта выполненных работ.

Как оформить временную удаленную работу

При оформлении сотрудника дистанционно на какой-то срок, его место работы официально не меняется. Но меняются условия труда. Поэтому, как было озвучено выше, уведомить необходимо не позднее чем за 2 месяца.

Список документов:

• Заявление от работника(ов) о переводе на удаленную работу.
• Дополнительное соглашение с сотрудником(ми) к трудовому договору за подписью.

Учитывая, что перевод на удаленную работу является временным, надо сразу предусмотреть условия возврата сотрудников на свои прежние рабочие места в офис. Потому что вновь возникает изменение условий труда и потребуется согласие сотрудника(ов).

• Приказ об изменении условий и режима труда. Подпись сотрудника(ов).
• Договор с сотрудником(ми) о полной материальной ответственности.

Он потребуется если работодатель предоставляет сотруднику за свой счет необходимое оборудование. В этом случае передача техники должна быть оформлена соответствующим актом приема-передачи.

Оформление возвращения сотрудника(ов) на прежнее место работы в офис происходит аналогично, только в обратном порядке.

• Заявление о переводе с удаленной работы на рабочее место в офис.
• Уведомление об изменение условий труда так же не позднее двух месяцев. Желательно в письменном виде и обязательно с подписью.
• Ранее заключенное дополнительное соглашение к трудовому договору о временном переводе на удаленную работу расторгается.
• После приема техники и оборудования, предоставленной сотруднику, договор о материальной ответственности аннулируется.

Сотрудник имеет право отказаться от удаленной работы и продолжить свою трудовую деятельность в обычном режиме. За исключением обязательных мер в стране по переводу работников на дистанционную работу.

Как оформить трудовую при удаленной работе

• Несмотря на возможность электронного документооборота, работодатель обязан предоставить сотруднику бумажный экземпляр договора или соглашения.
• Сотрудник со своей стороны обязан предоставить не просто копии личных документов (паспорт, страховое свидетельство, документы об образовании и т.п. Все копии должны быть заверены нотариусом. (Статья 312.2 ТК)
• Запись в трудовой книжке не обязательна. Оформление по трудовой происходит по желанию работника. Он обязан предоставить оригинал трудовой книжки для внесения в нее записи лично, или отправить по почте заказным письмом.
• При ее отсутствии оформить трудовые отношения можно на основании договора.

Какие условия для оформления договора удаленной работы являются обязательными. (Статья 57 ТК РФ).

• Необходимо указать дистанционный характер работы.
• На какой срок заключается договор, если он срочный. Или указывается тип договора, как бессрочный, при долговременном сотрудничестве.
• Удаленный доступ позволяет сотруднику самому определять время отдыха. Но зачастую возникает потребность его присутствия на рабочем месте или быть на связи в определенные часы. Это так же необходимо отразить в договоре.
• Обычно условия и размер вознаграждения зависит от объема и сложности. Но если сотрудника перевел на удаленную работу работодатель по своему усмотрению или необходимости, то предусматриваются льготы и компенсации. Они так же должны быть четко и подробно прописаны в договоре.
• На все ресурсы, предоставленные работодателем, от техники и оборудования до программного обеспечения, должны быть оформлены документы.
• Формат отчетности, сроки выполнения заданий, условия организации труда, например конкретные платформы для взаимодействия, — все это прописывается в договоре.
• И последний пункт, один из самых важных, — условия изменения и расторжения трудового договора.